Administrative Assistant

Job Description 

Maria Fund Administrative Assistant

Background
The María Fund was started in 2017 after Hurricane María, when local and federal authorities failed to provide necessary relief in the wake of this human-created climate disaster.  Since then, the Maria Fund has raised more than $7,000,000 and funded 68 organizations in Puerto Rico, with a focus on organizations and people who are directly affected by climate change, poverty, racism, and inequality. The Maria Fund is laying the groundwork for long-term structural change by connecting movement leaders and organizations to each other, understanding and acting to address the root causes of inequality, and supporting the development of leadership skills for those excluded from the civil arena. 

Position Summary
Administrative Assistant is responsible for running and coordinating the day-to-day administrative duties of the Maria Fund. Answering telephones, arranging for meetings and travel, and managing schedules are some examples of administrative assistant duties and responsibilities. Is committed to getting results in a fast-paced environment and is able to work closely with a range of individuals within and outside the organization to coordinate projects and initiatives. The person must demonstrate effective and efficient project management, and must be capable of exercising initiative, discretion and good judgment. 

Accountability and Reporting

The Administrative Assistant is accountable and reports to the Grants & Operations Director. 

Essential Functions and Responsibilities

Office Manager & Administrative Support 

  • Create and maintain a calendar of events for the office and across the Maria Fund staff, including significant events and convenings.

  • Coordinate activities in office space, to strengthen collaboration.

  • Ordering and stocking supplies as needed.

  • Receiving mail and packages.

  • Serving as the point of contact for the landlord and building staff.

  • Managing the office’s structure. Troubleshooting pending diligencies in the office.  

Radical Hospitality 

  • Serving as receptionist by answering phones and greeting visitors to the office.

  • Assisting with onboarding new employees, and training new staff on various systems.

  • Adapt an all hands on deck approach and taking over other tasks as needed.


Executive Assistant

  • Provide scheduling support for the Executive Director’s time with a understanding of priorities, and basic support on preparation and follow up from meetings.

  • Reconciling monthly credit cards statements in the system.

  • Manage all administrative support for the Executive Director’s travel, including booking flights and hotels, other logistical support, completing expense reimbursements in a timely manner.

  • Complete the executive director monthly timesheets.

  • Provide additional support for the programmatic work, including:

    • Supporting staff to prepare regular internal and external reports

    • Preparing necessary documents for meetings; and tracking any follow-up.

    • Ensure that meetings, deadlines, presentation, and other duties of the executive office are carried out seamlessly

Programmatic &  Movement Ally Support

  • Support the work of “movement building personnel” from the Maria Fund and other organizations.

  • Prepare correspondence, reports/presentations, and assist with planning, research and other writing assignments for both internal and external audiences.

  • Other duties as assigned including project management of special projects and initiatives. 

“Must Have” Qualifications

  • Effective communication skills. The ability to clearly communicate clearly with staff is paramount; especially in fast-paced moments, you’ll need to be clear and ask for clarity in return.T

  • op-notch organization skills. Need to be highly organized and self-motivated, and they typically have excellent attention to detail. Meeting deadlines is key.

  • A sense of ownership.  A self-starter in the truest sense. A successful candidate will be responsive but also proactive. Importantly, you’re able to work calmly and intentionally under pressure. Highly accountable for delivering high-quality, timely, and effective results

  • A commitment to confidentiality. In this role, you’ll have a window into movement and organizational politics– confidentiality is key.

  • Strong writing and verbal skills in english and spanish. The ability to communicate information clearly is fundamental to this role. You will be asked to draft documents, edit others, and communicate with a variety of internal and outside stakeholders.

  • Customer Service Orientation. A successful candidate will demonstrate an awareness and willingness to respond to staff needs. They will warmly receive visitors to the office.

  • Experience. Preferably 2-5 years in an administrative role in a non-profit organization. We will consider applicants who are new to the assistant role but demonstrate clear aptitude, as well as candidates who have extensive experience in providing this type of support.

  • Commitment to social justice. Working knowledge of Puerto Rico’s social justice and nonprofit sectors. 

“Nice to Have” Desired Qualifications, Skills, and Qualities 

  • Bachelor's degree in business administration, communications, or in a related field. 

  • Poised and professional, a relationship builder with a great sense of humor   

Job Specifics and Work Environment 

This position is full time (40 hours per week) and is exempt. San Juan office.

Salary and Benefits

Starting salary range is competitive.  Wellness, vacation and sick days benefits.

TO APPLY

Interested candidates should send a cover letter and resume with the subject line “Administrative Assistant” by Friday, March 13, 2020 to Raquela Delgado-Valentin, Grants and Operation Director, at raquela@mariafund.org. 


The Maria Fund is a project of the Tides Center which is an equal opportunity employer.  Women, people of color, LGBTQIA+ strongly encouraged to apply.

Descripción del trabajo

Asistente Administrativx del María Fund 

Contexto

El Fondo María se inició en 2017 después del huracán María, cuando las autoridades locales y federales no ofrecieron el alivio necesario a raíz de este tragedia climática creada por el capitalismo del desastre. Desde entonces, el Fondo María ha recaudado más de $ 7,000,000 y ha financiado 68 organizaciones en Puerto Rico, con un enfoque en organizaciones y personas directamente afectadas por el cambio climático, la pobreza, el racismo y la desigualdad. El Fondo María está sentando las bases para un cambio estructural a largo plazo al conectar a líderes y organizaciones del movimiento entre sí, comprender y actuar para abordar las causas profundas de la desigualdad y apoyar el desarrollo de habilidades de liderazgo para aquellas personas excluidas del ámbito civil.

Resumen de Posición

Asistente administrativx es responsable de dirigir y coordinar las tareas administrativas del diarias del María Fund. Contestar teléfonos, organizar reuniones y viajes, y gestionar horarios entre el personal administrativo; son algunos ejemplos de las tareas y responsabilidades de asistente administrativx. Se compromete a obtener resultados en un entorno de ritmo-rápido y trabaja estrechamente con una serie de personas de dentro y fuera de la organización para coordinar proyectos e iniciativas. La persona debe demostrar una gestión de proyectos de manera eficaz y eficiente, y debe ser capaz de ser ágil y tomar iniciativa para apoyar al personal, ser discreta y tener  buen juicio. 

Rendición de Cuentas

Esta posición se reportará directamente a la Directora de de Subvenciones y Operaciones y es responsable de rendirle los informes necesarios en función de lo solicitado por la misma. 

Funciones y responsabilidades esenciales 

Gerente de la oficina y apoyo administrativo 

  • Crear y mantener un calendario de eventos para la oficina y para todo el personal del María FUnd, incluyendo eventos y convocatorias importantes.

  • Coordinar las actividades en el espacio de la oficina, para fortalecer la colaboración.

  • Pedir y almacenar suministros según sea necesario.

  • Recibir correo y paquetes.

  • Servir de punto de contacto para el propietario y el personal del edificio.

  • Coordinar el funcionamiento de la oficina. 

  • Manejar diligencias pendientes en la oficina. 

Hospitalidad Radical 

  • Sirviendo como recepcionista contestando teléfonos y saludando a los visitantes de la oficina.

  • Ayudando a incorporar nuevos empleados, y entrenando al personal nuevo en varios sistemas.

  • Adaptar un enfoque de "todos en la cubierta" y asumir otras tareas según sea necesario

Asistente Ejecutivo

  • Proporcionar apoyo para la programación del tiempo del Director Ejecutivo con una comprensión de las prioridades del María Fund,  apoyo básico en la preparación y el seguimiento de las reuniones.

  • Conciliar los estados de cuenta mensuales de las tarjetas de crédito en el sistema.

  • Gestionar todo el apoyo administrativo para los viajes del Director Ejecutivo, incluida la reserva de vuelos y hoteles, así como otro apoyo logístico, completando los reembolsos de gastos de manera oportuna.

  • Completar las planillas mensuales del Director Ejecutivo.

  • Proporcionar apoyo adicional para el trabajo programático, incluyendo:

    • Apoyar al personal para preparar informes internos y externos periódicos

    • Preparar los documentos necesarios para las reuniones; y hacer un seguimiento de cualquier seguimiento.

    • Asegurar que las reuniones, los plazos, la presentación y otras tareas de la oficina ejecutiva se lleven a cabo sin problemas

Apoyo programático y organizaciones aliadas

  • Apoyar el trabajo del personal del MF y organizaciones aliadas relacionado a la estrategia de “movement building”.

  • Preparar correspondencia, informes/presentaciones y ayudar en la planificación, investigación y otras tareas de redacción tanto para el público interno como externo.

  • Otras tareas que se le asignen, incluida la gestión de proyectos e iniciativas especiales.

Calificaciones requeridas

  • Habilidades de comunicación efectivas. La capacidad de comunicarse claramente con el personal es primordial; especialmente en los momentos de ritmo acelerado, deberá pedir claridad y comunicarse de manera ágil.

  • Habilidades de organización de primera clase. Necesitan ser muy organizados y auto-motivados, y suelen tener una excelente atención a los detalles. Cumplir con los plazos de tiempo es clave.

  • Sentido de iniciativa.  Un espíritu emprendedor en el sentido más verdadero. Un candidato exitoso será receptivo pero también proactivo. Es importante que sea capaz de trabajar con calma e intencionalmente bajo presión. Altamente responsable de entregar resultados de alta calidad, oportunos y efectivos. 

  • Compromiso de confidencialidad. En este rol, tendrás una acceso a las políticas organizacionales de movimientos de justicia social - la confidencialidad es clave.

  • Dominio de habilidades verbales y de escritura en inglés y español. La habilidad de comunicar información claramente es fundamental para este rol. Se le pedirá que redacte documentos, edite otros y se comunique con una variedad de interesados internos y externos.

  • Orientación del servicio al cliente. Un candidato exitoso demostrará conciencia y voluntad de responder a las necesidades del personal. Recibirá con gusto a los visitantes de la oficina.

  • Experiencia. Preferiblemente de 2 a 5 años en un rol administrativo en una organización sin fines de lucro. Consideraremos a los solicitantes que sean nuevos en el papel de asistente pero que demuestran una clara aptitud, así como a los candidatos que tengan una amplia experiencia en la prestación de este tipo de apoyo.

  • Compromiso con la justicia social. Conocimiento práctico de la justicia social de Puerto Rico y de los sectores sin fines de lucro.

Calificaciones, destrezas y cualidades deseadas 

  • Bachillerato en administración de empresas, comunicaciones o en un campo relacionado. 

  • Profesional, sostiene buenas relaciones con un gran sentido del humor.   

Especificaciones del trabajo y el entorno de trabajo 

  • Este puesto es a tiempo completo (40 horas por semana) y está exento. Oficina de San Juan.

Salario y beneficios.

  • El rango del salario es competitivo.  Beneficios de bienestar, vacaciones y días de enfermedad.

Para solicitar:

Las personas  candidatas interesadas deberán enviar una carta de presentación y un currículum vitae antes del viernes 13 de marzo de 2020  e incluir en línea de asunto ‘Asistente Administrativx’ a Raquela Delgado-Valentin, Directora de Subvenciones y Operaciones: raquela@mariafund.org. 

Se invita a personas interesadas a que se comuniquen con preguntas sobre el puesto, las cualificaciones o otras aclaraciones (no es necesario) a: jobs@mariafund.org.

El Fondo María es un proyecto del Centro Tides, que es un empleador de igualdad de oportunidades.  Mujeres, personas de color, LGBTQIA+, se les anima encarecidamente a presentar su solicitud.